Księgowa pisze, że link do folderu przestał działać. To ten sam link, z którego korzysta od wiosny. Nikt nic nie przenosił, nic nie kasował i nie zmieniał uprawnień.
Tydzień później dokumenty znowu chodzą mailem w załącznikach, czyli dokładnie tak, jak przed kupieniem wspólnego folderu.
Co zmieniło się za linkiem
Logowanie osób z zewnątrz do SharePoint i OneDrive przeszło z SharePoint Online do Microsoft Entra B2B. Kod jednorazowy dalej jest domyślnym sposobem, w jaki gość potwierdza, kim jest, więc zmiana nie dotyczy ekranu logowania. Zmienił się system, który trzyma tożsamość stojącą za tym kodem.
Producent opisuje skutki w odpowiedziach na pytania o udostępnianie zewnętrzne (sprawdzone: 2026-08-20). Nie da się z tego wypisać, tenanty wybiera automat, a ręczne włączenie zamknęło się z końcem kwietnia 2026.
Dwa zdania z tego dokumentu dotyczą właściciela firmy. Wcześniej udostępnionych linków nie trzeba udostępniać ponownie, o ile odbiorca ma konto gościa w Microsoft Entra B2B w twoim katalogu. Współpracownicy zewnętrzni bez takiego konta widzą odmowę dostępu od lipca 2026.
Link się więc nie zepsuł. Tożsamość, na której stał, nigdy nie została zapisana w miejscu, które widzisz.
Każdy plik wychodzący z firmy trafia do kogoś. Jeśli nie umiesz nazwać tego kogoś, to nie udostępniasz, tylko liczysz na szczęście.
Dwie rzeczy warto od razu wykluczyć. Linki typu „każdy, kto ma link", działające bez logowania, ta zmiana nie dotyczy. Goście, którzy konto już mają, pracują normalnie i nie powstaje dla nich drugie konto.
Sprawdź, komu naprawdę udostępniasz
Zacznij od dowodów, nie od ekranu ustawień. Na poziomie witryny raport udostępnień zewnętrznych wypisuje gości zaproszonych starą drogą kodu jednorazowego, którzy nie mają jeszcze konta gościa w twoim katalogu. Czytasz kolumnę z adresem e-mail.
Ten raport bywa nieprzyjemnym przeżyciem. Większość małych firm znajduje w nim ludzi, którzy odeszli od dostawcy dwa lata temu, dawną księgową, wykonawcę z zamkniętego projektu i przynajmniej jeden adres, którego nikt nie kojarzy.
Przy każdej pozycji zapisz cztery rzeczy:
- kim jest ta osoba i z jakiej organizacji
- do czego dostała dostęp
- kto z twojej firmy jej to udostępnił
- czy ten dostęp ma dzisiaj jeszcze sens
Ostatnia kolumna jest tą użyteczną. Dla wielu właścicieli to pierwsza w historii lista wszystkich, którzy stoją poza firmą z kluczem w ręku.
Przywróć dostęp, nie otwierając drzwi szerzej
Przy partnerze, który dostęp mieć powinien, robota jest drobna. Konto gościa pojawia się w katalogu na trzy sposoby. Ktoś udostępnia albo ponownie udostępnia mu plik, folder lub witrynę, witryna była mu udostępniona kiedyś wcześniej, albo administrator zakłada konto wprost.
Osoby, których potrzebujesz, obsłuż pojedynczo i świadomie. Powstrzymaj odruch masowego udostępnienia wszystkim, którzy się poskarżyli, bo tak zgłoszenie serwisowe zamienia się w stały dostęp.
Przy pozycjach, których już nie powinno być, nie rób nic. Dostęp, który sam przestał działać, to problem rozwiązany bez twojego udziału, a przywracanie go z grzeczności jest sposobem, w jaki tymczasowe staje się wieczne.
Tutaj konfiguracja spotyka się z tym, jak firma naprawdę pracuje, i od tego zwykle zaczynają się nasze wdrożenia Microsoft 365 i chmury. Efektem nie jest zrzut uprawnień, tylko krótka lista: kto jest na zewnątrz, po co i do kiedy.
Ustal, jak ma wyglądać udostępnianie od teraz
Awarię warto wykorzystać, bo odsłania pytanie, którego w spokojnym tygodniu nikt nie zadaje: kto w firmie może udostępniać pliki na zewnątrz i na jakich warunkach.
Trzy decyzje wystarczą większości małych firm. Które obszary wolno udostępniać na zewnątrz, a które są wewnętrzne z definicji. Czy dostęp zewnętrzny ma termin końcowy, zamiast trwać, aż ktoś sobie przypomni. Kto przegląda listę i jak często, przy czym raz na kwartał zwykle wystarcza.
Zapisz odpowiedzi gdzieś poza głową jednej osoby. Reguła, która mieszka w pamięci tego, kto konfigurował tenant, nie jest regułą, a ta zmiana właśnie przypomniała, ile to kosztuje.
Czego nie robić
Nie naprawiaj tego mailem z załącznikiem. Zadziała dzisiaj, skasuje ślad po tym, kto ma aktualną wersję, a za pół roku wspólny folder będzie ozdobą.
Nie wyłączaj w panice udostępniania zewnętrznego. Zakręcenie kurka w całym tenancie psuje partnerów, u których wszystko działa poprawnie, i wypycha ludzi na konta prywatne oraz dyski, których już nigdy nie zobaczysz.
Nie udostępniaj masowo, żeby uciszyć skargi. Każde ponowne udostępnienie zakłada tożsamość w twoim katalogu, co jest w porządku, gdy tego chcesz, i po cichu złe, gdy nie.
Nie zakładaj, że to jedyna zmiana tego typu. Wycofanie Exchange Web Services uderza tej jesieni w wiele tych samych firm, tym samym wzorem: zmiana po stronie platformy, która wychodzi jako zwykła skarga kolegi z pracy.
Kiedy poradzisz sobie samodzielnie
Naprawa własnymi siłami ma sens, gdy jedna osoba potrafi otworzyć raport udostępnień, rozpoznaje większość nazwisk i ma prawo powiedzieć, że stary dostęp się kończy. Trzymaj wąski zakres: przeczytaj raport, rozpoznaj ludzi, przywróć pojedynczo to, co potrzebne, zamknij resztę, zapisz regułę.
Poproś o pomoc, gdy nikt nie rozpoznaje nazwisk albo gdy udostępnianie szło również z prywatnych OneDrive, nie tylko z witryn zespołowych. To samo, gdy partner potrzebuje dostępu dzisiaj, a praca nie poczeka na przegląd, albo gdy jeden folder wisi u kilkunastu osób z zewnątrz i nikt nie umie powiedzieć, z jakiego projektu.
Pilnym zadaniem jest wpuszczenie właściwego partnera z powrotem do właściwego folderu. Trwałym jest to, żebyś w każdej chwili umiał odpowiedzieć, kto stoi poza firmą i co widzi.